Komunikasi, kata satu ini tidak asing lagi dalam kehiduapan kita dan merupakan bagian yang penting juga. Tanpa komunikasi, mungkin hidup terasa aneh. Dan tentunya tanpa komunikasi juga, kita tidak dapat bersosialisasi dengan individu lainnya. Kejadian seperti itu dapat menimbulkan konflik-konflik mulai yang sepele hingga yang rumit. Mengapa komunikasi itu penting?? Karena Komunikasi merupakan alat untuk menyambungkan pribadi kita terhadap orang lain yang ada disekitar kita termasuk di dunia pekerjaan. Riset membuktikan bahwa sekitar 70% manusia menghabiskan waktunya untuk berkomunikasi baik membaca, menulis, melihat, mendengarkan, dan berbicara. Kefektifan berkomunikasi itu berpengaruh terhadap kinerja kita pada saat kita di dunia pekerjaan.
Sebenarnya apakah komunikasi itu?
Secara teori, Komunikasi adalah salah satu dinamika yang paling sering dikupas dalam seluruh bidang perilaku organisasi, tetapi jarang dipahami sepenuhnya.
Bagaimana pengaruh komunikasi efektif dan tidak efektif?
Komunikasi yang efektif merupakan syarat dasar untuk mencapai strategi organisasi dan manajemen sumber daya manusia. Sedikit diragukan bahwa komunikasi memainkan peran penting dalam keefektifan manajerial dan organisasi. Namun disisi lain, komunikasi yang tidak efektif, dikatakan sebagai akar semua permasalahan di dunia. Dari komunikasi yang tidak efektif dapat menimbulkan pertengkaran pasangan, prasangka etnis, perang antar negara, jurang pemisah generasi, perselisihan industri, maupun konflik organisasi.
Disini saya akan membahas mengenai Apakah fungsi komunikasi?Bagaimana proses komunikasi?Apa saja arah komunikasi?Bagaimana praktik komunikasi dalam perusahaan?Dan apa saja isu-isu yang ada dalam komunikasi?
Fungsi komunikasi ada empat, antara lain :
1. Sebagai Kendali
Komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota dengan beberapa cara. Setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh karyawan. Tetapi komunikasi informal juga mengendalikan komunikasi.
2. Sebagai Motivasi
Komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada karyawan apa yang dilakukan, seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja yang dibawah standar. Pembentukan tujuan spesifik, umpan balik mengenai kemajuan ke arah tujuan dan dorongan dari perilaku yang diinginkan semuanya merangsang motivasi dan menuntut komunikasi.
3. Sebagai Sarana Pengungkapan Emosional
Komunikasi yang terjadi didalam kelompok itu merupakan mekanisme fundamental dengan mana anggota-anggota menunjukkan kekecewaan dan rasa puas mereka. Oleh karena itu, komunikasi menunjukkan ungkapan emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.
4. Sebagai Informasi
Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenali dan menilai pilihan-pilihan alternatif.
Dari keempat fungsi diata tidak ada fungsi mana yang lebih penting karena fungsi-fungsi ini salin terkait satu sama lain dan berperan untuk proses berjalannya komunikasi.
Seperti apakah proses komunikasi?
Dari gambar yang saya tampilkan ini, disetiap anak panah mencakup pesan yang inin disampaikan. Dan diantara penerima dan sumber terdapat undur umpan balik. Ada kemungkinan dari tujuh komponen proses komunikasi ( Sumber, Pesan,Pengkodean,Saluran,Pendekodean,Penerima, dan Umpan Balik ) berpotensi menciptakan distorsi dan karenanya tepat menimpa tujuan untuk berkomunikasi. Jika pengkodean dilakukan dengan tidak hati-hati maka pesan yang didekodekan oleh pengirim akan terdistorsi. Pesan itu sendiri juga akan menyebabkan timbulnya distorsi. Penerima merupakan sumber yang potensial untuk distorsi. Pilihan simbol-simbol dan kekaburan isi pesan sering merupakan masalah.
Seperti yang kita ketahui ada 3 jenis arah komunikasi, antara lain
1. Ke Bawah
Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke tingkat yang lebih bawah merupakan komunikasi ke bawah. Pola itu digunakan oleh pemimpin kelompok dan manajer untuk menetapkan tujuan, memberika instruksi pekerjaan, menginformasikan kebujakan dan prosedur pada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian, dan mengemumakan umpan balik tentang kinerja. Tujuan proses komunikasi ke bawah yaitu memberi arahan tugas khusus mengenai instruksi kerja, memberi informasi mengenai prosedur dan praktik organisasi, menyediakan informasi mengenai pemikiran dasar pekerjaan, memberitahu bawahan mengenai kinerja mereka, menyediakan informasi ideologi guna memudahkan indoktrinasi tujuan.
2. Ke Atas
Komunikasi keatas mengalir kesuatu tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi. Digunakan untuk memberikan umpan balik kepada atasan, menginformasikan mereka mengenai kemajuan tujuan, dan meneruskan masalah – masalah yang ada. Komikasi ini menyebabkan para manajer menyadari perasaan karyawan terhadapad pekerjaannya, rekan sekerjanya, dan organisasi secara umum.
3. Literal
Bila komunikasi terjadi diantara anggota kelompok kerja yang sama, diantara anggota kelompok kerja pada tingkat yang sama, diantara manajer pada tingkat yang sama, atau diantara setiap personil yang secara horizontal ekuivalen, kita mendeskripsikan itu sebagai komunikasi lateral. Akan tetapi komunikasi lateral dapat menciptakan konflik yang disfungsional bila saluran vertikal yang formal di terobos.
Komunikasi dalam praktik , antara lain :
1. Dirut CEO harus menyadari pentingnya komunikasi
Faktor paling penting dalam suatu program komunikasi karyawan yang berhasil adalah kepemimpinan direktur utama. Ia harus berfalsafah dan berperilaku setia pada gagasan bahwa berkomunikasi dengan karyawan mutlak perlu untuk tercapainya tujuan organisasi.
2. Para manajer memdankan tindakan dan ucapan
Bila pesan implisit yang dikirim para manager kontra diksi dengan pesan resmi sebagaimana disampaikan dalam komunikasi formal, manager itu akan kehilangan kredibilitas di mata karyawan. Para karyawan hanya mendengarkan apa yang harus dikatakan oleh manajemen dan kata-kata ini harus didukung oleh tindakan yang sepadan.
3. Komitmen pada komunikasi dua arah
Perusahaan yang memperagakan komitmen tinggi pada komunikasi 2 arah menggunakan siaran televisi interaktif yang memungkinkan karyawan mengungkapkan pertanyaan dan mendapat tanggapan dari manajemen puncak. Perusahaan mengembangkan suatu prosedur keluhan yang memproses keluhan dengan cepat.
4. Penekanan pada komunikasi tatap muka
Jumlah maksimum informasi dapat diteruskan lewat perbincangan tatap muka. Komunikasi tatap muka yang terus terang dan terbuka dengan para karyawan menghadirkan para eksekutif sebagai orang yang hidup dan bernafas yang memahami kebutuhan dan keprihatinan para pekerja.
5. Tanggung jawab bersama untuk komunikasi karyawan
Semua manajer mempunyai tanggung jawab dalam memastikan bahwa para karyawan terinformasi dengan implikasi perubahan menjadi lebih khusus ketika implikasi itu mengalir ke bawah. Ini menuntut manajemen puncak untuk memperhatikan agar manajer menengah dan bawah sepenuhnya diberitahu mengenai perubahan yang direncanakan.
6. Menangani berita buruk
Organisasi dengan komunikasi karyawan yang efektif tidak akan takut menghadapi kabar buruk. Semua organisasi kadang-kadang akan mengalami gagal produk, penundaan pengiriman, keluhan pelanggan atau masalah lain yang serupa. Yang menjadi persoalan adalah seberapa nyamannya dalam mengkomunikasikan masalah itu.
7. Pesan dibentuk untuk audiensi yang dimaksudkan.
Berbagai macam orang dalam organisasi mempunyai kebutuhan informasi yang berbeda. Para karyawan beragam dalam jenis informasi yang mereka inginkan dan cara paling efektif bagi mereka untuk menerimanya. Para manajer perlu mengetahui ini dan merancang program komunikasi yang sesuai.
8. Perlakukan komunikasi sebagai suatu proses berkelanjutan
a. Manajer menyampaikan dasar pemikiran yang melandasi keputusan.
b. Ketepatan waktu itu vital.
c. Komunikasikan terus menerus.
d. Jangan mendiktekan cara orang seharusnya merasakan berita itu.
Adapun hal-hal yang bisa menghambat keefektifan dalam berkomunikasi, diantaranya :
- Filtering
- Persepsi Efektif
- Defensif
- Bahasa
1. Penghalang komunikasi antara laki-laki dan perempuan
Komunikasi merupakan tindakan penyeimbangan bersinambung, yang menyulap kebutuhan berkonflik demi kekariban dan ketidaktergantungan. Bagi banyak pria, pembicaraan terutama merupakan suatu cara untuk melestarikan ketidaktergantungan dan mempertahankan status dalam suatu tertib sosial. Bagi banyak wanita, pembicaraan merupakan perundingan untuk kedekatan dimana orang mencoba mencari dan memberikan informasi serta dukungan.
Apa yang terjadi adalah bahwa jika pria mendengar suatu masalah, hasrat mereka akan ketidaktergantungan dan kendali sering dipertegas dengan jalan mengemukakan pemecahan. Tetapi banyak wanita merasa bahwa pembeberan suatu masalah merupakan cara untuk menggalakan kedekatan. Wanita menyajikan masalah untuk memperoleh dukungan dan hubungan, bukan untuk memperoleh nasihat pria. Pemahaman timbal balik itu bersifat simetris. Tetapi pemberian nasihat itu, bersifat tidak simetris-pemberi nasihat ditempatkan lebih tinggi sebab lebih mengetahui, lebih masuk akal, dan lebih terkendali. Ini menyebabkan terjadinya jarak antara pria dan wanita dalam upaya mereka untuk berkomunikasi.
2. Komunikasi yang benar secara politis
Kata-kata merupakan merupakan alat primer untuk berkomunikasi. Bila kita menyingkirkan kata-kata dari penggunaan karena kata-kata itu tidak tepat secara politis, kita mengurangi pilihan kita dalam menghantar pesan dalam ragam yang paling jelas dan tepat.
Pada umumnya, makin besar pembendaharaan kata yang digunakan oleh pengirim dan penerima, makin besar kesempatan untuk menyampaikan pesan secara akurat. Kita harus peka terhadap pemilihan kata kita yang mungkin melukai hati orang lain. Tetapi kita juga harus berhati-hati untuk tidak meninggikan bahasa kita yang justru merintangi kejelasan komunikasi.
3. Komunikasi lintas budaya
Komunikasi yang efektif sulit dilakukan pada kondisi terbaik. Faktor-faktor lintas budaya jelas menciptakan potensi masalah komunikasi yang meningkat. Empat masalah spesifik, yaitu pertama ada penghalang yang disebabkan oleh semantika , kedua ada penghalang yang disebabkan oleh konotasi kata, ketiga ada penghalang yang disebabkan oleh perbedaan nada, keempat ada penghalang yang disebabkan oleh perbedaan persepsi.
4. Komunikasi elektronik
Komunikasi elektronik tidak lagi membuat kita perlu berada ditempat kerja. Komunikasi elektronik telah merevolusikan baik kemampuan mencapai orang lain maupun kemampuan untuk mencapai mereka dalam sekejap. Sayang akses dan kecepatan ini menuntut adanya biaya. Bagi orang-orang dengan kebutuhan tinggi, akan kontak sosial, terlalu diandalkannya komunikasi elektronik mengakibatkan rendahnya kepuasan kerja.
Tentunya untuk menjalin hubungan baik dengan individu lain, kita harus bisa berkomunikasi dengan baik agar tidak menimbulkan permasalahan terutama yang berhubungan dengan kesenjangan sosial dan miss understanding.
Semoga bermanfaat ^_^
Referensi :
1) PERILAKU ORGANISASI, Edisi Sepuluh, Fred Luthans, 2006
2) PERILAKU ORGANISASI, Edisi Kedelapan, Stephen P. Robbins, 1998
